Eficiencia del Personal y Gestión de Reuniones

Comprendiéndonos a Nosotros Mismos y a los Demás

• Entender que, al solicitar la asistencia de otros a una reunión, estamos imponiendo nuestra lista de prioridades sobre su tiempo.
• ¿Qué determina nuestra forma de actuar?
• ¿Somos conscientes de cómo nuestro comportamiento afecta a los demás? ¿Acaso ellos siempre responden como nosotros esperamos o como debieran? De no ser así, ¿por qué no?

El Proceso para la Gestión de Reuniones

• ¿Por qué es necesaria una reunión? ¿Cuáles son las alternativas? ¿Algunas de estas alternativas son preferibles?
• El proceso para convocar, gestionar y preparar las reuniones:
  • Crear una agenda significativa que cubra los objetivos de la reunión, los temas a tratar y los tiempos sugeridos.
  • Invitar únicamente a las personas necesarias, y a nadie más.
  • Gestionar la reunión: permitir solo contribuciones relevantes (pero tener cuidado de distinguir entre lo relevante y lo irrelevante); respetar la agenda; respetar los tiempos establecidos.
  • Generar resultados: no necesariamente actas detalladas, pero al menos, puntos de acción claros.
  • Organizar reuniones de seguimiento.

Participación en Reuniones

• ¿Es necesario que asista a todas las reuniones a las que me invitan?
• ¿Cómo decido si debo (o no) asistir a una reunión?
• ¿Qué justificaciones tengo para negarme a asistir?
• ¿Qué más se me permite hacer durante una reunión, considerando a los asistentes, los temas tratados y los tiempos?

Otros Aspectos de Eficiencia Personal y Gestión del Tiempo

• Establecimiento de Objetivos – personales y profesionales – y mantenerse fiel a ellos.
• Priorización del Trabajo
  • ¿Cómo decido qué tareas deben realizarse?
  • ¿Cómo priorizo estas actividades?
• Tiempo impuesto por los empleados: ¿mis colaboradores trabajan para mí o soy yo quien trabaja para ellos?
• Ladrones de tiempo: ¿qué más me roba tiempo y qué puedo hacer al respecto?
  • Correos electrónicos
  • Llamadas telefónicas
  • Interrupciones no planificadas
  • Actividades de desplazamiento: procrastinación...
  • Otras cosas...
• Delegación efectiva
• Asertividad: buscar un compromiso; aprender a decir “no” de manera efectiva.